24 april 2008  Steeds meer overheden gaan over op een digitaal archief. Papieren dossiers verdwijnen, nadat deze zijn gedigitaliseerd, in de versnipperaar. Omdat het soms om waardevolle archiefstukken gaat, is het belangrijk om te toetsen waaraan het nieuwe digitale archief moet voldoen. De provinciale archiefinspectie heeft daarom regels en een checklist opgesteld. |
| In deze regels staat hoe Utrechtse gemeenten, waterschappen, de regiopolitie en instellingen die vallen onder de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) overschakelen naar een digitaal archief. Omdat daarbij de papieren originelen worden vernietigd is een zorgvuldige procedure noodzakelijk. De informatie die is overgezet naar de digitale bestanden moet immers authentiek, volledig en toegankelijk blijven. De overheidsinstellingen die tot deze vorm van digitalisering willen overgaan hebben daarvoor een machtiging nodig van Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht. De aanvragen voor dergelijke machtigingen worden vervolgens getoetst door de provinciale archiefinspectie. |